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Valider les réponses
La validation est le processus par lequel une réponse soumise est examinée puis validée ou refusée. Le circuit exact dépend de la configuration du formulaire.
Les deux modes
Mode 1 — Avec valideurs
S'active quand "Formulaire soumis à validation" est coché dans les paramètres du formulaire et qu'au moins un valideur est désigné.
| Statut | Description |
|---|---|
| Brouillon | Réponse en cours de remplissage |
| En attente | Réponse soumise, en attente du valideur |
| Validé | Réponse validée par le valideur |
| Refusé | Réponse refusée par le valideur |
WARNING
Tant qu'une réponse est En attente, l'utilisateur ne peut pas en soumettre une nouvelle pour ce formulaire.
Mode 2 — Sans valideurs (traitement direct)
S'applique quand la validation est désactivée. L'administrateur traite les réponses directement, sans circuit de validation.
Scénario A — Circuit complet (avec valideur, signataire, N+1)
C'est le circuit le plus complet. Il implique un valideur, un signataire désigné et l'option N+1 activée sur le formulaire.
Acteurs : Utilisateur, Valideur, Administrateur, Signataire, Manager de service (N+1)
L'utilisateur ouvre le formulaire et remplit ses réponses
Il clique sur Soumettre — la réponse passe en statut En attente
Chaque valideur désigné reçoit une notification in-app + e-mail : "Nouvelle réponse en attente de validation"
Le valideur ouvre la réponse et clique sur Traiter la réponse
Il choisit Valider ou Refuser, avec un commentaire optionnel
Si validé :
- L'administrateur reçoit un e-mail l'informant que la réponse a été validée
- Le signataire désigné reçoit une notification in-app + e-mail : "Nouvelle réponse en attente de votre signature"
- Si l'option "Prévenir le N+1" est cochée sur le formulaire, ET que la réponse contient une question "Service", ET que ce service a un manager désigné → le manager reçoit un e-mail
- La notification in-app du valideur est supprimée automatiquement
Si refusé :
- L'utilisateur est informé que sa réponse a été refusée
- Il ne peut pas re-soumettre directement — il devra créer une nouvelle réponse
Le signataire ouvre la réponse et clique sur Signer
Il peut ajouter un commentaire optionnel, puis confirme
La signature est apposée (nom, e-mail, date/heure) — définitive, non modifiable
La notification de signature du signataire est supprimée automatiquement
Après validation :
- L'administrateur ou le valideur peut créer un suivi depuis la réponse pour initier un plan d'action
- Il peut aussi ajouter des points de contrôle pour consigner l'avancement
Scénario B — Traitement direct (sans valideurs)
Le formulaire n'a pas de valideur désigné. C'est l'administrateur qui traite.
Acteurs : Utilisateur, Administrateur
- L'utilisateur soumet la réponse — elle passe en statut En attente
- L'administrateur consulte la liste des réponses
- Il ouvre la réponse et clique sur Traiter la réponse
- Il choisit Valider ou Refuser, peut ajouter un commentaire et une catégorie
- L'utilisateur et l'administrateur sont notifiés du changement de statut
Qui peut valider ?
| Action | SuperAdmin | Administrateur | Valideur |
|---|---|---|---|
| Valider / refuser (mode avec valideurs) | ✅ | ✅ | ✅ si désigné |
| Traiter directement (mode sans valideurs) | ✅ | ✅ | ❌ |
Conditions pour que le N+1 soit notifié
Le N+1 (manager du service) n'est notifié que si toutes ces conditions sont réunies :
- L'option "Prévenir le N+1 d'une nouvelle réponse" est activée dans les paramètres du formulaire
- La réponse contient une question dont l'identifiant est
service - L'utilisateur a sélectionné un service dans cette question
- Ce service a un manager désigné dans la structure de l'entreprise
Si l'une de ces conditions n'est pas remplie, l'e-mail n'est pas envoyé, sans message d'erreur.
Archivage
Les réponses traitées peuvent être archivées pour les retirer de la vue principale sans les supprimer.