Appearance
Gérer les tâches
Une tâche est une action à réaliser, assignée à une personne, avec une échéance. Elle peut être créée dans un suivi ou de façon autonome.
Créer une tâche
Depuis un suivi
Dans un suivi existant, ajoutez une tâche. Elle est alors liée au suivi et contribue à sa progression. Le suivi doit être publié pour que les tâches qu'il contient soient visibles.
Depuis la page Tâches
Tout utilisateur en v2 peut créer une tâche autonome, sans lien avec un suivi.
Configurer une tâche
| Champ | Description |
|---|---|
| Titre | Intitulé de la tâche |
| Statut | À faire, En cours, Terminé |
| Date | Date d'échéance |
| Description | Ce qui doit être fait |
| Assigné à | Utilisateur responsable |
| Document | Pièce jointe (un seul fichier par tâche) |
Publier une tâche
La tâche doit avoir un titre et un utilisateur assigné avant d'être publiée.
À la publication : l'assigné reçoit une notification e-mail avec un lien vers la tâche.
Visibilité
Chaque utilisateur voit les tâches selon son rôle dans celles-ci :
- les tâches qu'il a créées
- les tâches qui lui sont assignées
Un filtre permet de basculer entre les deux vues ou de tout afficher.
INFO
Les tâches d'un suivi non publié ne sont pas visibles.
Joindre un document
Chaque tâche peut avoir un document attaché. Si on remplace le fichier, l'ancien est supprimé automatiquement.
Clôturer une tâche
Passez le statut à Terminé. L'auteur de la tâche reçoit alors une notification e-mail lui indiquant que la tâche est terminée.
WARNING
Toutes les tâches d'un suivi doivent être clôturées avant de pouvoir clôturer le suivi.
Supprimer une tâche
Seules les tâches non publiées peuvent être supprimées. Une tâche rattachée à un suivi clôturé ne peut pas être supprimée.
Scénario — Tâche dans un suivi
Acteurs : Administrateur (auteur), Collaborateur (assigné)
- L'administrateur ouvre un suivi publié et crée une tâche
- Il renseigne le titre, la description, la date d'échéance et assigne le collaborateur
- Il publie la tâche
- Le collaborateur reçoit un e-mail : "Nouvelle tâche assignée — [titre de la tâche]" avec un lien direct
- Le collaborateur ouvre la tâche, passe le statut à En cours
- Il réalise l'action, joint un document si besoin
- Il passe le statut à Terminé
- L'administrateur reçoit un e-mail l'informant que la tâche est terminée
- Si c'était la dernière tâche ouverte du suivi, l'administrateur peut maintenant clôturer le suivi
Scénario — Tâche autonome (sans suivi)
Acteurs : N'importe quel utilisateur v2
- L'utilisateur ouvre la page Tâches et crée une tâche
- Il renseigne les informations et assigne la tâche à quelqu'un
- Il publie — l'assigné est notifié par e-mail
- L'assigné traite et passe la tâche à Terminé
- L'auteur est notifié par e-mail