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Créer un suivi
Rôles requis
Administrateur, SuperAdmin ou Valideur
Qu'est-ce qu'un suivi ?
Un suivi regroupe des tâches liées à un même sujet. Il sert à organiser un plan d'action, répartir les responsabilités et tracer l'avancement jusqu'à clôture.
Un suivi peut être créé de deux façons :
- À partir d'une réponse de formulaire, pour initier une action suite à ce qui a été déclaré
- De façon indépendante, sans lien avec une réponse, pour tout autre besoin de pilotage
Créer un suivi
Depuis la page Suivi
- Accédez à la page Suivi
- Cliquez sur le bouton de création
- Un suivi est créé avec le titre "Nouveau suivi", le statut À faire et la catégorie incident
Depuis une réponse
Depuis le détail d'une réponse, l'action Créer un suivi génère un suivi dont le titre reprend automatiquement le code de la réponse.
Configurer le suivi
| Champ | Description |
|---|---|
| Titre | Intitulé du suivi |
| Statut | À faire, En cours, Terminé |
| Catégorie | Classification (incident, etc.) |
| Date | Date d'échéance |
| Description | Détails et contexte |
| Assigné à | Utilisateur responsable du suivi |
TIP
Seuls les Administrateurs et Valideurs peuvent être assignés à un suivi.
Publier le suivi
La publication rend le suivi actif. Si un utilisateur est assigné, il reçoit une notification par e-mail.
Ajouter des tâches
Un suivi contient des tâches ordonnées, déplaçables par glisser-déposer. Voir Gérer les tâches.
Clôturer un suivi
WARNING
Toutes les tâches du suivi doivent être clôturées avant de pouvoir clôturer le suivi.
Pour clôturer :
- Clôturer chaque tâche (passer son statut à Terminé)
- Passer le statut du suivi à Terminé
- Cliquer sur Clôturer le suivi
Scénario complet — suivi lié à une réponse
Voici le déroulé typique d'un suivi créé à la suite d'une réponse validée :
- Un utilisateur soumet une réponse à un formulaire
- Le valideur désigné reçoit une notification et consulte la réponse
- Il la valide (ou la refuse) depuis Traiter la réponse
- Si une action doit être engagée, il crée un suivi depuis la réponse
- Il renseigne le titre, la description et assigne le suivi à un responsable
- Il publie le suivi — le responsable assigné reçoit une notification
- Il crée les tâches nécessaires dans le suivi et les assigne aux bonnes personnes
- Chaque personne assignée reçoit une notification avec un lien vers sa tâche
- Au fur et à mesure, chacun passe ses tâches à Terminé
- Une fois toutes les tâches clôturées, le responsable clôture le suivi
Archiver
Un suivi clôturé peut être archivé pour le retirer de la vue principale sans le supprimer.